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　　第三章　檔案管理

　　第十四條　高等學(xué)校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。

　　第十五條　高等學(xué)校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

　　(一)黨群類(lèi)：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì )、團委、民主黨派等組織的各種會(huì )議文件、會(huì )議記錄及紀要；各黨群部門(mén)的工作計劃、總結；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

　　(二)行政類(lèi)：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì )議文件、會(huì )議紀錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

　　(三)學(xué)生類(lèi)：主要包括高等學(xué)校培養的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

　　(四)教學(xué)類(lèi)：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關(guān)規定執行。

　　(五)科研類(lèi)：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規定》(國檔發(fā)[1987]6號)執行。

　　(六)基本建設類(lèi)：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發(fā)[1988]4號)執行。

　　(七)儀器設備類(lèi)：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設備(價(jià)值在10萬(wàn)元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

　　(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　　(九)出版物類(lèi)：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等。

　　(十)外事類(lèi)：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會(huì )議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請的境外專(zhuān)家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區專(zhuān)家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱(chēng)號等的材料。

　　(十一)財會(huì )類(lèi)：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì )計檔案管理辦法》(財會(huì )字[1998]32號)執行。

　　高等學(xué)�？梢愿鶕�學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

　　第十六條　高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

　　學(xué)校各部門(mén)負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁(yè)號或者件號，制作卷內目錄，交本部門(mén)負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

　　第十七條　歸檔的檔案材料應當質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)執行。

　　第十八條　高校檔案材料歸檔時(shí)間為：

　　(一)學(xué)校各部門(mén)應當在次學(xué)年6月底前歸檔；

　　(二)各院系等應當在次學(xué)年寒假前歸檔；

　　(三)科研類(lèi)檔案應當在項目完成后兩個(gè)月內歸檔，基建類(lèi)檔案應當在項目完成后三個(gè)月內歸檔。

　　第十九條　高校檔案機構應當對檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定和編號。

　　第二十條　高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿(mǎn)、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門(mén)鑒定并登記造冊報校長(cháng)批準后，予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷(xiāo)毀任何檔案。

　　第二十一條　高校檔案機構應當采用先進(jìn)的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應當及時(shí)修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時(shí)數字化，加工成電子檔案保管。

　　第二十二條　高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時(shí)，高等學(xué)校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

　　第二十三條　高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。

　　第二十四條　高等學(xué)校中的個(gè)人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據為己有。

　　對于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。

　　高校檔案機構對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應當制定專(zhuān)門(mén)的制度和辦法。

　　第二十五條　高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長(cháng)報告，及時(shí)處理。

　　檔案庫房的技術(shù)管理工作，應當建立、健全有關(guān)規章制度，由專(zhuān)人負責。

　　第二十六條　高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關(guān)規定報送檔案工作基本情況統計報表。

　　第四章　檔案的利用與公布

　　第二十七條　高校檔案機構應當按照國家有關(guān)規定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權公布學(xué)校檔案。

　　屬下列情況之一者，不對外公布：

　　(一)涉及國家秘密的；

　　(二)涉及專(zhuān)利或者技術(shù)秘密的；

　　(三)涉及個(gè)人隱私的；

　　(四)檔案形成單位規定限制利用的。

　　第二十八條　凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

　　境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國家有關(guān)規定辦理。

　　第二十九條　查閱、摘錄、復制未開(kāi)放的檔案，應當經(jīng)檔案機構負責人批準。涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題，應當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報請校長(cháng)審查批準。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國家秘密，應當經(jīng)學(xué)校保密工作部門(mén)批準。

　　第三十條　高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經(jīng)檔案機構負責人批準。

　　加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

　　第三十一條　高校檔案開(kāi)放應當設立專(zhuān)門(mén)的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著(zhù)錄標準按《檔案著(zhù)錄規則》(DA／T18-1999)執行)，提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢(xún)系統等，為社會(huì )利用檔案創(chuàng )造便利條件。

　　第三十二條　高校檔案機構是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構。

　　高校檔案機構應當為社會(huì )利用檔案創(chuàng )造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規定合理收取費用。

　　社會(huì )組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無(wú)償和優(yōu)先提供。

　　第三十三條　寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會(huì )提供利用，應當征得寄存者同意。

　　第三十四條　高校檔案機構應當積極開(kāi)展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長(cháng)批準。

　　第三十五條　高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等)，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級開(kāi)設有關(guān)檔案管理的選修課。